資源簡介

(共27張PPT)
怎樣寫英文郵件
商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的5C原則：
Correctness 正確
Conciseness 簡明
Completeness 完整
Clearness 清晰
Courtesy 謙恭
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.
Regards!
Samples of :-( Email
① 語句不完整，this指什么？
② 同一個(gè)句子中連續(xù)出現(xiàn)2個(gè)about，重復(fù)。后一個(gè)應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系；
③ 英文書信中標(biāo)點(diǎn)后面必須空一格；
④ 語句表達(dá)不合理，在發(fā)信方對于出現(xiàn)的問題十分焦急的情況下應(yīng)告知對方承諾解決的時(shí)間以及相應(yīng)的計(jì)劃等，不能用責(zé)任人不在或沒有時(shí)間來推脫；
⑤ 整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范。
Dear Mr. XXX,
I‘m sorry about the problem of our system. I sincerely apologize for it and we’ll try our best to solve the problem in a week. （此處可加上具體的解決方案）
Please contact me if you have any question.
Best Regards，
XXX
1.0 Email基本構(gòu)成
主題 Subject
稱呼 Salutation
正文 Body
附件 Attachment
結(jié)束語與簽名Complimentary Close &Signature
抄送和密送 CC & BCC
保密、免責(zé)、環(huán)保、安全提醒和其他公司文化
2.0 格式
格式須知：
1. 齊頭式結(jié)構(gòu)在商務(wù)英語中比較流行，尤其普遍運(yùn)用于電子郵件的交流中，其特點(diǎn)是所有段落的第一行都頂格寫，段與段之間空一行，另外稱呼、落款等也都頂格寫。
2. 段落之間應(yīng)使用雙倍行距。
稱呼
正文
結(jié)束語
標(biāo)題表意不明…
標(biāo)題多個(gè)主題…
空白標(biāo)題...
標(biāo)題太長…
1.主題框內(nèi)容太長？
YES: Supplier training
NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company
2.主題框內(nèi)容含糊不清？
YES: Tomorrow’s meeting canceled
NO: News about the meeting
主題要求：
簡要概括e-mail內(nèi)容，可以是一個(gè)單詞，名詞性短語，也可以是完整句。不超過35個(gè)字母；忌空白！
還可以開頭加上URGENT或者FYI（For Your Information，供參考），如：URGENT：Submit your report today！（適度用）
3.0 主題
4.0稱呼
稱呼原則：
如果對方有職務(wù)或者職稱，應(yīng)按職務(wù)或職稱尊稱，如：Doctor， Professor等
一般從第一行的頂格寫起，在稱呼后面一般用逗號
1. Dear Sir,：「敬啟者」，用在「只知其人不知其名」的狀況下。
2. Dear Madam,：「親愛的小姐」，表示對不分已婚或未婚也不知其名女 士的稱呼。
3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「親愛的王先生[王太太]」，用在知道對方的姓氏。
4. Dear Miss Jones,：「親愛的瓊斯小姐」，表示對未婚女士的稱呼。
5. Dear Ms. Jones,：「親愛的瓊斯小姐」，表示無法確定對方是否已婚或未婚的女士稱呼。
6. Dear Doctor Wang,：「親愛的王博士」，用在知道對方的職稱。
7. To whom it may concern,：「貴寶號鈞鑒」，用在不知道收件者是誰或?qū)懡o公司、部門時(shí)使用。
8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在與對方有一定的交情的情況。
實(shí)際上，國際上日常商務(wù)交往現(xiàn)已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次聯(lián)系。
Dear通常用在正式的通知郵件，比如銀行賬單、銷售廣告（Dear Customer，Dear Investor）
4.0稱呼
4.0 開場白
主動(dòng)寫出
郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容；
① I am writing to enquire about …
② I am writing in reference to …
2. 回復(fù)郵件
以感謝開頭的開場白會(huì)讓對方感到比較舒服，而且顯得有禮貌；
① Thank you for contacting us.
② I must apologize for not having written to you previously.
③ Your letter on 4th July was duly received.
④ Thank you for your prompt reply.
⑤ Thanks for getting back to me.
⑥ I’m very sorry for late response/reply.
5.0正文文法
5.1正文文法
動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)
時(shí)態(tài)和語氣不要轉(zhuǎn)變太多
3. 標(biāo)點(diǎn)要準(zhǔn)確，大小寫要注意
4. 合理利用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進(jìn)行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會(huì)讓人抓不住重點(diǎn)，影響閱度。
5. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述。對于很多帶有技術(shù)介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人會(huì)比較好理解；
...
ASAP = As Soon As Possible 盡快
FYI=For Your Information 你要的信息
PLS=Please 請
BTW=By The Way 順便
AMMOF =As a Matter of Fact 事實(shí)上
IC = I see 我明白了
OTOH =On the Other Hand 另一方面
NRN =No Response Necessary 無需回復(fù)
IMO=In My Opinion 依我之見
P.S.=Postscript 附言
Short Words
1.盡量簡單的詞匯
— “soon” instead of “in the near future”
— “Please” instead of “Will you be kind enough to...”
— “now” instead of “at the present moment” etc.
2.盡量使用短句
—“We are pleased to...” for “It gives us much pleasure to...”
3.盡量避免在一個(gè)句子里使用相同的詞匯
— “Please quote your lowest price for your best quality.”
for “Please quote your best price for your best quality.”
應(yīng)注意表達(dá)簡潔清楚
提出要求要客氣禮貌
I want to… 之類的詞能避免則避免出現(xiàn)，
I would like to… 顯得更尊重對方；
又如“I am interested in… "是提出請求建議或?qū)で笠庖姷暮梅椒ǎ?br/>Point listing 列表
Today we would like to finish following tasks by the end of today:1…….2…….
今天我們要完成的任務(wù):1…….2…….
Some known issues in this release:1…….2…….
聲明中涉及的一些問題:1…….2…….
Our team here reviewed the newest SCM policy and has following concerns:1…….2…….
我們閱讀了最新的供應(yīng)鏈管理政策,做出如下考慮:1…….2…….
Here are some more questions/issues for your team:1…….2…….
以下是對你們團(tuán)隊(duì)的一些問題:1…….2…….
The current status is as following: 1……2……
目前數(shù)據(jù)如下: 1……2……
Some items need your attention:1…….2…….
以下方面需提請注意:1…….2…….
5.2正文常用表達(dá)
如需陳述細(xì)節(jié)，則必須條理清晰,按bullet point 來說明
Samples of Email
5.3正文常用表達(dá)
Raise question 提出問題
I have some questions about the report XX-XXX
我對XX-XXX報(bào)告有一些疑問。
For the assignment ABC, I have the following questions:…
就ABC協(xié)議,我有以下幾個(gè)問題:……
Proposal 提議
For the next step of platform implementation, I am proposing…
關(guān)于平臺(tái)啟動(dòng)的下一步計(jì)劃,我有一個(gè)提議……
I suggest we can have a weekly project meeting over the phone call in the near future.
我建議我們就一周項(xiàng)目開一個(gè)電話會(huì)議。
Our team suggest to adopt option A to solve outstanding issue……
我們團(tuán)隊(duì)建議應(yīng)對突出問題采用A辦法。
5.5正文常用表達(dá)
Thanks note 感謝信
Thank you so much for the cooperation 感謝你的合作!
Thanks for the information 謝謝您提供的信息!
I really appreciate the effort you all made for this sudden and tight project. 對如此緊急的項(xiàng)目您做出的努力我表示十分感謝。
Thanks for your attention! 謝謝關(guān)心!
Your kind assistance on this are very much appreciated. 我們對您的協(xié)助表示感謝。
Really appreciate your help! 非常感謝您的幫助!
如果是回復(fù)性的郵件，要客氣的點(diǎn)一下題。比如如果咱們收到了包裹或電子附件，就說“You documents/attachments are well received”.
回復(fù)的語言既要事實(shí)清楚，又要簡潔明快。一般外方喜歡快速回復(fù)（prompt reply)。郵件的時(shí)效性很重要。當(dāng)時(shí)這也因事而異。
Samples of Email
5.6正文常用表達(dá)
Apology 道歉
I sincerely apologize for this misunderstanding!
對造成的誤解我真誠道歉!
I apologize for the late asking but we want to make sure the correctness of our implementation ASAP.
很抱歉現(xiàn)在才進(jìn)行詢問,但是我們需要盡快核實(shí)執(zhí)行信息。
先點(diǎn)題道歉
發(fā)信人說明：這可能涉及法律問題（不可抗力），也可能是律師的問題（非發(fā)信人造成的）
解決方法，重新幫忙安排見律師
再次誠懇的道歉，但是實(shí)際上已暗示責(zé)任并不完全在我方。。。
Samples of Email
結(jié)尾原則：
書信的結(jié)尾致意根據(jù)關(guān)系的不同選擇不同用詞。
1. 表示合作支持
- Thanking you and assuring you of our best efforts at all times. 謝謝，我們保證將盡我們最大的努力
- We solicit your cooperation on this regard. 我們懇切期盼與您的合作。
2. 表示等待和期望
- Looking forward to hearing from you.
- Your immediate reply will be appreciated.
- Look forward to a prompt reply.
3.期待反饋建議
- 請隨意提出您的建議。 Feel free to give your comments.
- 有任何問題,歡迎和我聯(lián)系。Any question, please don‘t hesitate to let me know.
Any question, please let me know.
Please contact me if you have any questions.
6.0 結(jié)束語
結(jié)尾原則：
同樣，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)商務(wù)趨勢，我們不管與對方商業(yè)伙伴關(guān)系如何，一律可用Best/warm Regards之類，關(guān)系較熟的可用Best，thanks 之類
例子:
1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的)
　 Respectfully yours， / Yours respectfully,
2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦)
Very truly yours, / Yours very truly, / Yours truly,
3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶)
　 Sincerely yours, / Yours sincerely, / Sincerely,
Cordially yours, / Yours cordially, / Cordially,
4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類)
　 Regards, / Warm regards, / With kindest regards, / With my best regards,
My best, / Give my best to Mary, Thanks, / See you next week!
6.0 結(jié)束語
6.1 簽名
姓名
職稱/職位
部門
手機(jī)號
座機(jī)&分號
郵箱
公司
地址
7.0 附件
1. 如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件
2. 附件文件應(yīng)按有意義的名字命名
3. 正文中應(yīng)對附件內(nèi)容做簡要說明
4. 附件數(shù)目較多時(shí)應(yīng)壓縮成一個(gè)文件
5. 附件是特殊格式文件，應(yīng)該在正文中說明打開方式
7.1附件常用表達(dá)
Attachment 附件
I enclose the evaluation report for your reference.
我附加了評估報(bào)告供您閱讀。
Attached please find today’s meeting notes.
今天的會(huì)議記錄在附件里。
Attach is the design document, please review it.
設(shè)計(jì)文檔在附件里,請?jiān)u閱。
For other known issues related to individual features, please see attached release notes.
其他個(gè)人特征方面的信息請見附件。
8.0 自動(dòng)回復(fù)
感謝來信
回辦公室的日期
緊急情況聯(lián)系人 和/或 聯(lián)系電話
Thanks for your time!

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