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(共19張PPT)
Nice
使用電子表格
批處理數據
第四章
第五節
目錄
CONTEN
C
O
N
T
E
N
準備“數據源”表格
01
認識和使用文本連接符
02
進行“郵件合并”
03
將原始數據進行排序，按照成績由高到低的順序，選出前十名的選手，將其數據復制到決賽名單的表格中，為郵件合并做好“數據源”的準備。
01
準備“數據源”表格
準備“數據源”
將原始數據排序，按照成績由高到低的順序（降序），選出前十名的選手，并設置獎項，特等獎1名、一等獎2名、二等獎3名、三等獎4名，其余選手數據刪除。最后插入一列新的表格，命名為“班級”。
文本連接運算符“&”可以利用它構建的公式，把指定的字符、單元格內容連接起來，生成新的數據項，從而避免手動輸入的繁瑣過程。
02
認識和使用文本連接符“&”
文本連接符的使用
單元格與單元格內容的連接
用法：“=單元格1&單元格2”，如下圖，C2=中國加油！
單元格與非單元格內容的連接
用法：“=單元格&“非單元格內容”注意：其他內容需要加上“”
雙引號“”需在英文輸入法狀態下
班級=年級&班別
如：要得到初一（4）應在D2單元格內輸入：=B2&“（”&C2&“）”，再使用填充柄向下填充其他單元格
文本連接符的使用
任務一
1.對成績進行“降序”排列，選出特等獎及一二三等獎。
2.在“姓名”前插入一列表格，表頭名稱為“班級”
3.使用文本連接符“&”將“班級”一列進行填充
注意：特等獎1名、一等獎2名、二等獎3名、三等獎4名
將10名之后的選手信息刪除，即只保留獲得獎項選手的數據。
制作主文檔
根據證書或獎狀大小，設置相應的頁面大小和頁邊距等。
打開“WPS文字”
步驟一
輸入證書中的文字并進行編輯排版，注意要在個人相關信息內容上留空白，以備后續填充。
編輯獎狀內容
步驟二
將制作好的文檔保存為.docx格式，以備后續使用。
保存為.docx格式
步驟三
主文檔樣式
在“WPS文字”中，使用“郵件合并”功能可以使數據之間建立“數據共享”關系。
03
郵件合并
郵件合并的流程
要注意郵件合并前要準備好兩個文件，一個是數據源的電子表格，一個是WPS文字的主文檔樣式文檔。
tip
在【引用】選項卡下選擇“郵件合并”功能菜單。
tip
②
①
③
④
⑤
⑥
打開數據源
①
②
③
④
以相同的操作將所有需要填充的區域都實行插入合并域的操作。
先將光標放在需要填充數據的區域
點擊插入合并域
選擇相對應的數據庫域的單元格
點擊插入后關閉此窗口
插入合并域
①
②
查看合并數據
②
合并到新文檔
①
任務二
1.打開獲獎證書主文檔，插入合并域
2.查看合并數據，檢查信息是否有誤
3.合并到新文檔，生成所有選手的獎狀
注意：生成新文檔時，可根據合并數據記錄，選擇適合的合并文檔。
使用郵件合并可以批量處理類似的文檔，如賀卡、通知書、證書等等，它可以解決生活中單一重復的實際問題，提升工作效率。
郵件合并的應用

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