資源簡介

(共45張PPT)
制作實用文檔——圖文編輯
項目三
任務二：設置文檔格式
任務一：操作圖文編輯軟件
任務三：制作表格
任務五：編排長文檔
任務四：編排圖文
第頁隨著信息技術的飛速發展和計算機教育的普及，人們對信息的需求越來越大，同時社會對人們的信息處理能力也提出了更高的要求。在日常生活和實際辦公中，最常見的信息處理之一就是圖文編輯。熟練掌握常用圖文編輯軟件的使用方法，可以幫助我們快速、高效地完成文、表、圖等的編輯排版，使文檔更加專業、美觀，易于理解。第頁了解常用的圖文編輯軟件并熟悉其工作界面熟悉圖文編輯軟件的基本操作熟悉設置文檔格式、制作表格、圖文混排和編排長文檔的方法第頁能夠熟練使用圖文編輯軟件制作和編輯各種文檔初步具備根據本專業領域實際需求運用圖文編輯軟件設計信息化解決方案的能力第頁自覺樹立自主學習、協作學習、探究學習意識，提高在數字化環境下解決生活、學習和工作中的實際問題的信息化辦公能力。
任務五
編排長文檔
第頁小雪在一家公司的人力資源部任職。最近公司決定讓她編制一份員工手冊，以幫助新員工入職后快速了解公司的聘用、考勤、休假、晉升、行為規范等事項。在本任務中，我們將了解圖文版式設計基本規范，然后介紹為文檔分頁、分節和分欄，設置頁眉、頁腳和頁碼，提取文檔目錄，為文檔添加題注，批量生成文檔等知識和操作。第頁圖文版式設計基本規范一版式設計又稱版面設計，是指設計人員根據設計主題和視覺需求，在預先設定的有限版面內，將文字、圖片、形狀、表格等信息要素進行有組織、有目的的組合排列的設計行為與過程。從狹義上講，版式設計就是一門研究文、圖、表在版面中的排列組合規律的學科。124統一強化了版面的整體感，變化突破了版面的單調與死板。對稱是指以中軸線為中心，將設計對象分成相等的兩部分的對應關系，在報刊中常運用這種版式設計。在版式設計中，節奏是在不斷重復中產生的頻率變化，表現為一種有規律的跳動。統一與變化3對稱與均衡節奏與韻律版面中的“虛”可為空白，也可為細弱的文字、圖形等。虛實與留白第頁文檔的分頁、分節和分欄二通常情況下，當文檔內容滿一頁后，系統會自動將其他內容轉到下一頁中。如果要對文檔進行強制分頁，可通過插入分頁符實現。為此，可將插入點置于需要分頁的位置，然后在“頁面布局”選項卡中單擊“分隔符”按鈕，在展開的下拉列表（見圖）中選擇“分頁符”選項。選擇“連續分節符”選項，表示新節與前一節同處于當前頁中；選擇“偶數頁分節符”選項或“奇數頁分節符”選項，表示新節顯示在下一個偶數頁或奇數頁中第頁文檔的分頁、分節和分欄二通過在文檔中插入分節符，可將文檔分為多節。節是文檔格式化的最大單位，只有在不同的節中，才可以對同一文檔中的不同部分進行不同的頁面設置，如設置不同的頁眉、頁腳、頁邊距、紙張方向等。要插入分節符，可將插入點置于需要分節的位置，然后在“分隔符”下拉列表中選擇相應的分節符選項。創建的文檔默認只有一欄，有時為了使文檔更加美觀和便于閱讀，可以對文檔進行多欄排版。具體方法是，選中要分欄的內容，單擊“分欄”下拉按鈕，在展開的下拉列表中選擇“一欄”“兩欄”“三欄”“更多分欄”等選項。若不選中部分內容，則選擇的分欄選項會應用到全文。第頁頁眉、頁腳和頁碼的設置三1．頁眉和頁腳的設置頁眉和頁腳一般位于頁面的頂部和底部，常用來插入文檔名稱、公司徽標、頁碼、作者姓名等內容。在圖文編輯軟件中，用戶可以統一為文檔設置相同的頁眉和頁腳，也可以分別為首頁、偶數頁、奇數頁或不同的節設置不同的頁眉和頁腳。要為文檔設置統一的頁眉或頁腳，可在“插入”選項卡中單擊“頁眉頁腳”按鈕，進入頁眉和頁腳編輯狀態，然后在顯示的“頁眉頁腳”選項卡中單擊“頁眉”按鈕或“頁腳”按鈕，在展開的下拉列表中選擇一種頁眉樣式或頁腳（見圖3-86），再在頁眉編輯區或頁腳編輯區中直接輸入或修改插入的頁眉文本或頁腳文本即可。頁眉和頁腳設置完畢，單擊“頁眉頁腳”選項卡中的“關閉”按鈕，可退出頁眉和頁腳編輯狀態，返回正文編輯狀態。第頁頁眉、頁腳和頁碼的設置三圖3-86 “頁眉”下拉列表和“頁腳”下拉列表第頁頁眉、頁腳和頁碼的設置三2．頁碼的設置進入頁眉和頁腳編輯狀態，在“頁腳”下拉列表中選擇系統提供的頁腳或“編輯頁腳”選項后，頁腳區中會顯示“插入頁碼”按鈕，單擊該按鈕，在打開的對話框（見圖）中選擇頁碼的樣式、位置和應用范圍，確定后即可在所選范圍中插入相應的頁碼。第頁頁眉、頁腳和頁碼的設置三2．頁碼的設置如果要設置頁碼的起始編號，可單擊頁腳區中的“重新編號”按鈕，展開下拉列表，在“頁碼編號設為：”編輯框中直接輸入或單擊微調按鈕設置頁碼的起始編號（一般保持默認的“1”），如圖所示。如果要設置文檔所有節的頁碼連續編號，可選擇“頁碼編號續前節”選項小貼士在WPS文字中，利用頁腳區中的相應按鈕，可以快速設置頁碼的起始編號或刪除頁碼，且用戶可在“插入頁碼”對話框中直接設置頁碼的應用范圍；而在Word 2016中必須先斷開本節與其上一節和下一節的鏈接后才能設置不同的頁眉和頁腳。第頁1．目錄的使用目錄的作用是列出文檔中的各級標題及其所在的頁碼，方便讀者查閱文檔內容。圖文編輯軟件通?？梢愿鶕祟}樣式創建目錄。一般來說，在創建目錄前，用戶需先為要提取到目錄的標題設置標題級別，并為文檔添加頁碼。要創建目錄，可將插入點置于要插入目錄的位置，然后在“引用”選項卡中單擊“目錄”按鈕，在展開的下拉列表（見圖）中選擇一種目錄樣式，圖文編輯軟件將搜索整個文檔中符合目錄樣式要求的標題及其所在的頁碼，并把它們創建為目錄。目錄和題注的使用四第頁1．目錄的使用如果內置的目錄樣式不能滿足需要，還可以在“目錄”下拉列表中選擇“自定義目錄”選項，打開“目錄對話框。在其中可以對目錄進行更多的格式設置，如設置標題與頁碼之間的制表符前導符、標題的顯示級別、頁碼右對齊及是否使用超鏈接等，如圖所示。目錄和題注的使用四第頁創建目錄后，如果文檔的內容或標題發生了變化，此時需要及時更新目錄，以保證目錄與文檔的內容一致。要更新目錄，可單擊目錄的任意位置，然后在“引用”選項卡中單擊“更新目錄”按鈕，或在目錄的右鍵快捷菜單中選擇“更新目錄”選項，打開“更新目錄”對話框，選擇要執行的操作，然后單擊“確定”按鈕，如圖所示。目錄和題注的使用四1．目錄的使用第頁2．題注的使用題注是對插入到文檔中的圖片、形狀、公式、表格及其他對象進行標識的編號及說明，方便讀者理解文檔內容，其格式一般為標簽+題注自動編號+題注說明為文檔中插入的對象添加題注后，當插入的對象發生增減或順序調整時，圖文編輯軟件會自動更改其編號，以保證按文檔中出現的先后順序進行排列且不斷號。選擇要插入題注的對象，在“引用”選項卡中單擊“題注”按鈕，打開“題注”對話框，在其中對題注的說明、標簽名、相對于對象所在的位置，以及編號格式等參數進行設置，然后單擊“確定”按鈕，如圖3-92所示。目錄和題注的使用四第頁目錄和題注的使用四圖3-92 設置題注2．題注的使用第頁如果一個版面中只有文本，即使文本設計得很精美，往往也難以吸引讀者的注意力。但如果在此基礎上配上合適的圖片，那么版面將變得更加美觀，這不僅能起到說明和調節作用，還會使讀者在閱讀時覺得賞心悅目。同樣，在編排長文檔的過程中，通常會穿插符合題意的圖片、藝術字、文本框、形狀等修飾元素，將文本與這些元素混合排列，精心布局，可以使文檔變得賞心悅目，如圖3-93所示。如果圖片周圍的文本太多，還可以為圖片添加一個邊框，以突出顯示。藝術字多用于文檔標題、海報及宣傳畫等比較活潑的版面中，以達到強烈、醒目的外觀效果。對于沒有使用圖片進行修飾的文檔，可以在標題或重點部分內容用圖形化的文字塊進行裝飾，從而給讀者以專業的觀感。長文檔的美化五第頁長文檔的美化五圖3-93 利用圖片、藝術字、文本框和圖形化文字塊修飾文檔利用表達主題的圖片修飾文檔，以增強整個頁面的感染力利用圖形化文字塊修飾文檔利用藝術字制作標題利用文本框輸入細弱的文本利用形狀和圖片修飾文檔第頁在日常辦公事務處理中，經常會遇到需要把一些內容相同的公文、信件（如邀請函）、通知（如錄取通知書、成績通知單）或證書等發送給不同的地址、單位或個人的情況，這時可以利用圖文編輯軟件的郵件合并功能（見圖）來實現。執行郵件合并操作時涉及兩個文檔：主文檔和數據源。主文檔是郵件合并內容中固定不變的部分，即文檔中通用的部分；數據源主要用于保存聯系人的相關信息。文檔的批量生成六第頁實踐------編排員工手冊本任務實踐將通過編排員工手冊，帶領大家練習在文檔中應用樣式、插入分隔符、提取目錄、設置頁眉和頁腳的操作。此外，還拓展了修改樣式的知識。第頁實踐------編排員工手冊一、應用和修改樣式步驟1打開本書配套素材“項目三”/“任務五”/“員工手冊.docx”文檔。為“序”文本所在段落應用“標題1”樣式。步驟2為文檔中的各章標題及“聲明”文本所在段落應用“標題1”樣式，為文檔中以編號“一、”～“八、”開頭的段落應用“標題2”樣式。步驟3在“視圖”選項卡中單擊“導航窗格”按鈕，在打開的導航窗格的“目錄”選項卡中可看到應用樣式后的各級標題，如圖所示。第頁實踐------編排員工手冊步驟4右擊“開始”選項卡中的“正文”樣式，在彈出的快捷菜單中選擇“修改樣式”選項，打開“修改樣式”對話框。在“格式”設置區設置樣式的字號為小四，然后單擊“格式”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“段落”選項，在打開的“段落”對話框中設置首行縮進為2字符，1.5倍行距，單擊“確定”按鈕應用設置；再次單擊“格式”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“字體”選項，在打開的“字體”對話框中設置西文字體為Times New Roman，單擊“確定”按鈕返回“修改樣式”對話框（見圖），最后單擊“確定”按鈕應用修改。此時，所有正文內容的樣式均會更新。第頁步驟5取消封面段落文本的首行縮進格式（共有5處）。步驟6參照步驟4修改“標題1”樣式，設置其字體為微軟雅黑，對齊方式為居中對齊，取消其段落的首行縮進格式，并設置其段前間距和段后間距均為12磅。步驟7將員工手冊最后兩段的對齊方式設置為右對齊。實踐------編排員工手冊默認情況下，標題的樣式基準為正文，因此修改正文樣式后，標題樣式也會發生相應變化。小提示第頁實踐------編排員工手冊二、插入分隔符和目錄步驟1插入分隔符。將插入點置于“序”文本左側，然后在“頁面布局”選項卡的“分隔符”下拉列表中選擇“下一頁分節符”選項，在文檔封面末尾插入一個下一頁分節符，將文檔分為封面和正文兩節，且正文從新的一節開始，如圖所示。分節符標記。如果未看到該標記，可在“開始”選項卡中單擊“顯示/隱藏編輯標記”按鈕 ，在展開的下拉列表中選擇“顯示/隱藏段落標記”選項第頁實踐------編排員工手冊步驟2保持插入點位置不變，再次插入一個“下一頁分節符”，此時文檔被分為3節。其中，第二節的空白頁后面用于插入目錄。步驟3在“第一章 公司概況”文本左側單擊，然后在“分隔符”下拉列表中選擇“分頁符”選項，使正文第一章內容從新的一頁開始，如圖所示。插入的分頁符第頁實踐------編排員工手冊步驟4使用與步驟3相同的方法，通過插入分頁符將其他章內容與聲明也從新的一頁開始（利用導航窗格，可快速將插入點置于各標題文本的左側）。步驟5插入目錄。在文檔第2節（空白頁）的開始位置單擊，然后在“引用”選項卡中單擊“目錄”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“自動目錄”樣式（見圖），在文檔中插入目錄。第頁實踐------編排員工手冊步驟6修改“目錄”文本的字體為微軟雅黑，字號為小二，段前間距為2行，段后間距為0.5行，并在文本間添加兩個空格，效果如圖所示。此時的頁碼不是最終的，后面設置完頁碼后應及時更新目錄第頁實踐------編排員工手冊三、設置頁眉和頁腳步驟1在“插入”選項卡中單擊“頁眉頁腳”按鈕，進入頁眉和頁腳編輯狀態，然后輸入頁眉文本“員工手冊”，設置其格式為黑體、五號、居中對齊，并取消頁眉文本的首行縮進，如圖所示。可看到當前頁眉所在的節第頁實踐------編排員工手冊步驟2在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“頁眉頁腳選項”按鈕，打開“頁眉/頁腳設置”對話框，選中“顯示奇數頁頁眉橫線”復選框，表示在頁眉中顯示橫線，單擊“確定”按鈕，如圖所示。第頁實踐------編排員工手冊步驟3在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“頁眉頁腳切換”按鈕，跳轉到頁腳編輯區，在其中編輯文檔的頁腳。一般頁腳的編輯操作就是插入頁碼，這里單擊頁腳編輯框上方的“插入頁碼”按鈕，在打開的對話框的“樣式”下拉列表中選擇第二個樣式，在“位置”組中保持“居中”選項的選中狀態，然后單擊“確定”按鈕，如圖所示。第頁實踐------編排員工手冊步驟4可以看到文檔中已經插入了頁碼，此時在頁腳編輯框上方會出現“重新編號”“頁碼設置”“刪除頁碼”3個按鈕，利用這3個按鈕可對頁碼進行相應編輯，如圖3-104所示。插入的頁碼默認字號為小五，如需調整，可在選中任意一頁的頁碼文本后在“開始”選項卡中進行設置。這里設置其字符為Times New Roman、五號、無首行縮進?？煽吹疆斍绊撃_所在的節第頁實踐------編排員工手冊步驟5在文檔第2節（目錄頁）的頁眉區中單擊，然后在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“同前節”按鈕，取消它與第1節頁眉的鏈接。步驟6分別在文檔第2節和第3節的頁腳區中單擊，然后在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“同前節”按鈕，取消其與前一節頁腳的鏈接。步驟7將第1節（即封面）的頁眉文本、頁眉橫線和頁碼刪除。刪除頁眉橫線時，只需將插入點置于頁眉中，然后在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“頁眉橫線”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“無線型”選項，如圖3-105所示。第頁實踐------編排員工手冊也可直接選中頁眉文本所在段落后按“Delete”鍵，將頁眉文本和頁眉橫線一并刪除圖3-105刪除第1節的頁眉橫線第頁實踐------編排員工手冊步驟8在第2節的頁碼處單擊，然后單擊“頁碼設置”按鈕，在打開的對話框的“樣式”下拉列表中選擇“Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ…”選項，并選中“本節”單選鈕，最后單擊“確定”按鈕；再單擊“重新編號”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“頁碼編號設為：”選項，并保持其右側的數字為“1”，完成第2節頁碼的格式設置，如圖所示。第頁實踐------編排員工手冊步驟9在第3節的頁碼處單擊，然后單擊“重新編號”按鈕，在展開的下拉列表中選擇“頁碼編號設為：1”選項，設置第3節的起始頁碼為1，如圖所示。步驟10在“頁眉頁腳”選項卡中單擊“關閉”按鈕，退出頁眉和頁腳編輯狀態，可看到設置的頁眉和頁腳。第頁實踐------編排員工手冊步驟11右擊目錄，在彈出的快捷菜單中選擇“更新目錄”選項，打開“更新目錄”對話框，選中“更新整個目錄”單選鈕并單擊“確定”按鈕，最后保存文檔。圖為員工手冊前4頁的效果。第頁實訓——編排雜志內頁本任務實訓將通過編排一份雜志內頁（效果見圖3-109），帶領大家更好地鞏固本任務講解的知識，如為文檔分節、分欄，應用并修改樣式，設置頁眉和頁腳，提取目錄并設置其格式等。第頁實訓——編排雜志內頁圖3-109雜志內頁編排效果第頁實訓——編排雜志內頁打開本書配套素材“項目三”/“任務五”/“雜志內頁.docx”文檔，然后按下列要求對其進行編排。（1）將文檔分為目錄、心靈雞湯、人生感悟和哲理4節。（2）為文檔正文（后3節內容）添加奇偶頁都帶橫線的頁眉“某文藝2022-6雜談隨想”（利用空格分隔頁眉內容）和居中對齊、從1開始編號的頁碼，頁碼編號續前節，并刪除目錄頁的頁碼。（3）參照圖3-109，分別為模塊標題（心靈雞湯、人生感悟、哲理）應用系統提供的“標題1”樣式，為文章標題（如人貴在相知、簡潔是最美的生活等）應用系統提供的“標題2”樣式；然后修改“標題1”樣式的字體為黑體，字號為一號；修改“標題2”樣式的字體為微軟雅黑，字號為三號，字體顏色為“巧克力黃，著色6”，居中對齊。第頁實訓——編排雜志內頁（4）以版面美觀為原則，參照圖3-109對文檔分欄。有些分欄需要在“分欄”對話框中進行設置，為每篇文章分欄時不要選中段落標記。（5）為文檔提取目錄，并對目錄進行美化，設置“目 錄”文本的字體為黑體，字號為二號，目錄內容的字體為微軟雅黑，字號為四號，2倍行距。（6）根據需要縮放圖片，使正文內容正好占滿7頁。第頁編排長文檔

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