資源簡介

(共12張PPT)
批量生成文檔
3.6
在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常需要批量發(fā)送邀請函、會議通知、信封、錄取通知書等，如果一個個地制作，效率很低，而利用WPS文字的“郵件合并”功能可以大大提高效率。批量生成文檔需要具備兩個條件，一個是要建立郵件、信函或信封等的模板，另一個是要準備一個變化信息的數(shù)據(jù)源，通過將數(shù)據(jù)源導(dǎo)入，然后在模板中插入域，最后合并文檔來生成批量郵件、信函或者信封等。
1.2.2　數(shù)制及其轉(zhuǎn)換
批量生成邀請函
實戰(zhàn)體驗
步驟1：打開WPS，執(zhí)行“新建”→“新建文字”命令，在搜索框中輸入“開學(xué)典禮邀請函”。
步驟2：按Enter鍵或單擊“搜索”按鈕，主頁中顯示所有符合搜索要求的邀請函模板，在列表中選擇“開學(xué)典禮家長會邀請函”模板，如圖3-6-1所示。
批量生成邀請函
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步驟3：單擊“立即使用”按鈕，稍后將成功下載所選的模板，并在新建的“文字文稿1”文檔中自動顯示，如圖3-6-2所示。
批量生成邀請函
實戰(zhàn)體驗
步驟4：按Ctrl+S組合鍵，彈出“另存文件”對話框，將文件命名為“開學(xué)典禮邀請函”，設(shè)置保存位置，并單擊“保存”按鈕。
步驟5：更改邀請函模板中的稱謂、地址和時間信息，如圖3-6-3所示。
批量生成邀請函
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步驟6：將光標定位到邀請函的橫線上，切換到“引用”選項卡，單擊“郵件”按鈕，如圖3-6-4所示。
批量生成邀請函
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步驟7：打開“郵件合并”選項卡，單擊“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，選擇數(shù)據(jù)源文件“3.6學(xué)生信息.xls”，如圖3-6-5所示。
批量生成邀請函
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步驟8：單擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在對話框中選擇名稱列中的“學(xué)生信息$”選項，如圖3-6-6所示。單擊“確定”按鈕將數(shù)據(jù)源綁定到當(dāng)前文檔，數(shù)據(jù)源如圖3-6-7所示。
批量生成邀請函
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步驟9：將光標放在文本“尊敬的”后面，然后單擊“插入合并域”按鈕，彈出“插入域”對話框，在“插入”欄中選中“數(shù)據(jù)庫域”單選按鈕，如圖3-6-8所示。
批量生成邀請函
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步驟10：在“域”列表中選中“姓名”選項，單擊“插入”按鈕將其插入文檔中，單擊“取消”按鈕關(guān)閉對話框，結(jié)果如圖3-6-9所示。
步驟11：為了保證準確性，單擊“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕進行預(yù)覽，此時邀請函中自動顯示學(xué)生的姓名。
批量生成邀請函
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步驟12：在“郵件合并”選項卡中單擊“下一條”按鈕，可以查看下一個邀請函。
步驟13：在“郵件合并”選項卡中單擊“合并到新文檔”按鈕，彈出“合并到新文檔”對話框，如圖3-6-10所示。
批量生成邀請函
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步驟14：選中“全部”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，合并的內(nèi)容會在一個新的文檔中顯示出來，如圖3-6-11所示。
步驟15：單擊快速訪問工具欄中的“打印”按鈕，即可打印邀請函。

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