資源簡(jiǎn)介

(共33張PPT)
項(xiàng)目十一
數(shù)據(jù)的管理與分析
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
了解Excel 2016的數(shù)據(jù)管理功能。
掌握Excel 2016對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和匯總的方法。
學(xué)習(xí)目標(biāo)
活動(dòng)背景
毛小紅是天津一家企業(yè)的銷(xiāo)售部經(jīng)理，按照單位的制度要求，年底要按業(yè)績(jī)給予個(gè)人和部門(mén)獎(jiǎng)勵(lì)，所以，要統(tǒng)計(jì)單位各部門(mén)下半年的銷(xiāo)售情況。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
如果按業(yè)績(jī)給予獎(jiǎng)勵(lì)，就要對(duì)單位各部門(mén)的銷(xiāo)售情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，按部門(mén)或個(gè)人的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)排序，篩選滿足條件的個(gè)人或部門(mén)，這就需要使用Excel 2016的數(shù)據(jù)管理功能。
活動(dòng)分析
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（一）創(chuàng)建工作簿
啟動(dòng)Excel 2016，選擇“空白工作簿”，創(chuàng)建一個(gè)新的工作簿文件，按照?qǐng)D11-1制作統(tǒng)計(jì)表。
（1）
圖11-1 銷(xiāo)售人員業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)表
計(jì)算半年銷(xiāo)售總額。單擊J4單元格，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“自動(dòng)求和”按鈕，屏幕顯示如圖11-2所示。即在J4單元格中統(tǒng)計(jì)銷(xiāo)售人員李紅下半年的銷(xiāo)售總額，觀察公式的計(jì)算沒(méi)有錯(cuò)誤后，按Enter鍵，即可完成李紅的銷(xiāo)售總額統(tǒng)計(jì)。
（2）
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（一）創(chuàng)建工作簿
圖11-2 單擊“自動(dòng)求和”按鈕的屏幕顯示
單擊J4單元格，將光標(biāo)移動(dòng)到填充柄變?yōu)椤?”形狀時(shí)，按住鼠標(biāo)左鍵向下拖動(dòng)到J11單元格，釋放鼠標(biāo)，就可以完成其他人員的半年銷(xiāo)售總額計(jì)算，如圖11-3所示。
圖11-3 全體銷(xiāo)售人員的業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（一）創(chuàng)建工作簿
置表格線。利用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法選中單元格區(qū)域A3: J11，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“單元格”命令組中的“格式”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令，彈出“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框，在“樣式”列表中選擇單實(shí)線，單擊“外邊框”圖標(biāo)和“內(nèi)部”圖標(biāo)，單擊“確定”按鈕，就可設(shè)置表格線，如圖11-4所示。
（3）
圖11-4 設(shè)置了表格線的銷(xiāo)售人員業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)表
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
01
按“部門(mén)”排序
按“部門(mén)”排序的操作步驟如下：
（1）利用鼠標(biāo)拖動(dòng)選中單元格區(qū)域A3: J11，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“排序和篩選”按鈕 ，彈出下拉菜單，如圖11-5所示。
圖11-5“排序和篩選”下拉菜單
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
01
按“部門(mén)”排序
（2）選擇“自定義排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框，如圖11-6所示。
圖11-6“排序”對(duì)話框
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
01
按“部門(mén)”排序
（3）單擊“主要關(guān)鍵字”右側(cè)的小三角按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“部門(mén)”，在“排序依據(jù)”下拉列表中選擇“數(shù)值”，在“次序”下拉列表中選擇“升序”，單擊“確定”按鈕，表格中的數(shù)據(jù)按“部門(mén)”降序排列，如圖11-7所示。
圖11-7 按“部門(mén)”降序排列的結(jié)果
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
知識(shí)鏈接：
文本型數(shù)據(jù)的排序依據(jù)是將文本轉(zhuǎn)換為拼音英文字母，再按英文字母的ASCII碼值大小進(jìn)行排序。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
02
按“半年銷(xiāo)售總額”排序
利用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法選中單元格區(qū)域A3:J11，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框。在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“半年銷(xiāo)售總額”，在“次序”下拉列表中選擇“降序”，如圖11-8所示。如果僅按“半年銷(xiāo)售總額”排序，此時(shí)單擊“確定”按鈕即可。
圖11-8 “半年銷(xiāo)售總額”降序排列的設(shè)置
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
02
按“半年銷(xiāo)售總額”排序
如果考慮到“半年銷(xiāo)售總額“數(shù)據(jù)相同的情況，還可再按“部門(mén)”升序排列。在“排序”對(duì)話框中單擊”添加條件“按鈕，在“次要關(guān)鍵字”列表中選擇“部門(mén)”，在“次序”列表中選擇“升序”，如圖11-9所示。
圖11-9 “次要關(guān)鍵字”設(shè)置
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
一、創(chuàng)建工作簿及數(shù)據(jù)排序
（二）數(shù)據(jù)的排序
02
按“半年銷(xiāo)售總額”排序
單擊“確定”按鈕，即可完成按“半年銷(xiāo)售總額”降序、按“部門(mén)”升序的排列，如圖11-10所示。
圖11-10 按“半年銷(xiāo)售總額”降序和“部門(mén)”升序排列的結(jié)果
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
二、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選
圖11-11 篩選后的表格
（一）查看“繪圖部”的銷(xiāo)售情況
操 作 步 驟
（1）以圖11-1中的數(shù)據(jù)為原始數(shù)據(jù)，利用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方法選中單元格區(qū)域A3:J11，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“排序和篩選”按鈕，從彈出的下拉菜單中選擇“篩選”命令，此時(shí)，看到的表格如圖11-11所示。篩選后，系統(tǒng)會(huì)在選中表格的第一行每一個(gè)單元格的右側(cè)添加一個(gè)按鈕，該按鈕就是做“篩選”用的按鈕。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
二、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選
圖11-12“篩選”菜單
（一）查看“繪圖部”的銷(xiāo)售情況
操 作 步 驟
（2）單擊“部門(mén)”的篩選按鈕，彈出“篩選”菜單，如圖11-12所示。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
二、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選
圖11-13 篩選“繪圖部”的銷(xiāo)售情況
（一）查看“繪圖部”的銷(xiāo)售情況
操 作 步 驟
（3）取消選中“全選”復(fù)選框，再選中“繪圖部”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，則屏幕上顯示的內(nèi)容就是所需的“繪圖部”銷(xiāo)售人員的銷(xiāo)售情況，如圖11-13所示。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
二、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選
（一）查看“繪圖部”的銷(xiāo)售情況
知識(shí)鏈接：
單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“排序和篩選”命令組中的“篩選”按鈕，也能完成數(shù)據(jù)的篩選操作。完成篩選操作后，會(huì)發(fā)現(xiàn)做過(guò)篩選的記錄的行號(hào)變?yōu)樗{(lán)色，且“部門(mén)”右側(cè)按鈕變?yōu)? 。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
二、數(shù)據(jù)的自動(dòng)篩選
（二）取消“篩選“
單擊“部門(mén)”單元格的篩選按鈕，彈出“篩選”菜單，如圖11-14所示。其中“從‘部門(mén)’中清除篩選”命令是可選項(xiàng)，選擇該命令，表格顯示如圖11-11所示，再單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“篩選”命令，即取消所有篩選。
圖11-14 做過(guò)篩選后的“篩選”菜單
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（一）查看“文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
（1）在L12單元格中輸入“部門(mén)”，在L13單元格中輸入“=‘文具部’”，在M12單元格中輸入“半年銷(xiāo)售總額”在M13單元格中輸入“>13200”。
（2）將光標(biāo)定位在有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域的任意位置，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“排序和篩選”命令組中的“高級(jí)”按鈕 ，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框，如圖11-15所示。
（3）“列表區(qū)域”中的地址為默認(rèn)的數(shù)據(jù)區(qū)域地址，單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的按鈕 ，出現(xiàn)“高級(jí)篩選-條件區(qū)域：”對(duì)話框，如圖11-16所示。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（一）查看“文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
（4）利用鼠標(biāo)拖動(dòng)的方式選中單元格區(qū)域L12:M13，則對(duì)話框如圖11-17所示。
圖11-15 “高級(jí)篩選”對(duì)話框
圖11-16“高級(jí)篩選-條件區(qū)域：”對(duì)話框
圖11-17 選好條件后的對(duì)話框
圖11-18 設(shè)置好“條件區(qū)域“的對(duì)話框
（5）單擊右側(cè)按鈕 ，將“高級(jí)篩選”對(duì)話框展開(kāi)，如圖11-18所示。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（一）查看“文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
（6）單擊“確定”按鈕，完成高級(jí)篩選任務(wù)，按指定條件查找到的記錄即為部門(mén)是“文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄，如圖11-19所示。
圖11-19 “文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（一）查看“文具部”且“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
知識(shí)鏈接：
做過(guò)“高級(jí)篩選”的記錄的行號(hào)呈藍(lán)色。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（二）查看“文具部”或“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
（1）在L12單元格中輸入“部門(mén)”在L13單元格中輸入“=‘文具部’”，在M12單元格中輸入“半年銷(xiāo)售總額”，在M14單元格中輸入“>13200”。
（2）將光標(biāo)定位在有數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域的任意位置，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“排序和篩選”命令組中的“高級(jí)”按鈕，在彈出的“高級(jí)篩選”對(duì)話框中單擊“條件區(qū)域”右側(cè)的按鈕，選擇單元格區(qū)域L12：M14，再單擊右側(cè)按鈕，則設(shè)置篩選條件后的“高級(jí)篩選”對(duì)話框如圖11-20所示。
圖11-20 設(shè)置篩選條件后的“高級(jí)篩選”對(duì)話框
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
三、數(shù)據(jù)的高級(jí)篩選
（二）查看“文具部”或“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
圖11-21“文具部”或“半年銷(xiāo)售總額”高于13 200元的記錄
（3）單擊“確定”按鈕，完成指定條件的記錄篩選，結(jié)果如圖11-21所示。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（一）
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月的銷(xiāo)售總和
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月銷(xiāo)售總和的步驟如下：
（1）選中單元格區(qū)域A3:J11，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡下的“編輯”命令組中的“排序和篩選”按鈕，在彈出的下拉菜單中選擇“自定義排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框。
（2）在“主關(guān)鍵字”下拉列表中選擇“部門(mén)”，在“次序”下拉列表中選擇“升序”，單擊“確定”按鈕，則按“部門(mén)”升序排列的結(jié)果如圖11-22所示。此時(shí)，部門(mén)相同的記錄排在一起。
圖11-22 按“部門(mén)”升序排列的結(jié)果
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（一）
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月的銷(xiāo)售總和
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月銷(xiāo)售總和的步驟如下：
（3）選中單元格區(qū)域A3:J11，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“分級(jí)顯示”命令組中的“分類(lèi)匯總”按鈕，彈出“分類(lèi)匯總”對(duì)話框 ，如圖11-23所示。
圖11-23“分類(lèi)匯總”對(duì)話框
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（一）
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月的銷(xiāo)售總和
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月銷(xiāo)售總和的步驟如下：
（4）在“分類(lèi)字段”下拉列表中選擇“部門(mén)”，在“選定匯總項(xiàng)”下拉列表中選中“7月份”“8月份”“9月份”“10月份”“11月份”“12月份”復(fù)選框，單擊“確定”按鈕，則匯總后的結(jié)果如圖11-24所示。
圖11-24 “分類(lèi)匯總”后的結(jié)果
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（一）
統(tǒng)計(jì)所有部門(mén)每個(gè)月的銷(xiāo)售總和
知識(shí)鏈接：
做過(guò)“分類(lèi)匯總”后，系統(tǒng)會(huì)在表格的左側(cè)增加分類(lèi)匯總層的選擇區(qū)域，單擊“1”“2”“3”按鈕，依次按單位、部門(mén)、全體人員分類(lèi)顯示匯總情況，如圖11-25、圖11-26和圖11-24所示。
圖 11-25 單擊“1”按鈕的顯示結(jié)果
圖11-26 單擊“2”按鈕的顯示結(jié)果
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（二）
取消全部匯總
用鼠標(biāo)選中單元格區(qū)域A3:J13，單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“分級(jí)顯示”命令組中的“分類(lèi)匯總”按鈕，在彈出的“分類(lèi)匯總”對(duì)話框中單擊“全部刪除”按鈕，就可以取消全部匯總。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
四、數(shù)據(jù)的匯總
（二）
取消全部匯總
知識(shí)鏈接：
在做分類(lèi)匯總時(shí)，系統(tǒng)是對(duì)“分類(lèi)字段”相同的所有記錄的指定字段進(jìn)行匯總計(jì)算。系統(tǒng)提供“求和”“計(jì)數(shù)”“平均值”“最大值”“最小值”等多種匯總方式，可以從“匯總方式”下拉列表中選擇。
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
通過(guò)本此活動(dòng)學(xué)習(xí)了在Excel 2016中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和匯總的方法，可以幫助用戶快速對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，對(duì)數(shù)據(jù)分析有很大的幫助。
活動(dòng)小結(jié)
活動(dòng)一 數(shù)據(jù)的排序、篩選和匯總
創(chuàng)建如圖11-28所示的表格。要求如下：
（1）計(jì)算每號(hào)樓全年參與活動(dòng)的總?cè)舜巍?br/>（2）復(fù)制Sheet1三次，生成Sheet2、Sheet3和Sheet4,并將4個(gè)工作表名依次更名為“原始工作表”“排序表”“篩選表”和“分類(lèi)匯總表”。
（3）在“排序表”中，按“全年參與人次”的多少由高到低排序。
（4）在“篩選表”中，查看“物業(yè)單位”是“富華”的全部記錄。
（5）在“分類(lèi)匯總表”中，統(tǒng)計(jì)各物業(yè)單位所有季度和全年參與人次的平均值。
活動(dòng)實(shí)踐
圖11-28 志愿者參與活動(dòng)統(tǒng)計(jì)表

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