資源簡介

(共21張PPT)
項目六
商務信函的制作
活動二 商務信函的制作
了解商務信函的使用意義。
掌握商務信函的制作方法。
學習目標
活動二 商務信函的制作
活動背景
天津某公司準備召開聯誼大會，誠邀一些公司領導參加，公關部的領導讓公關部的職員李敏準備邀請函。李敏想設計一款新穎、獨特的邀請函，以表達公司對兄弟企業的邀請誠意。
活動二 商務信函的制作
Word 2016的文檔編輯功能非常強大，不僅可以對文本、圖片、形狀等元素進行處理，還可以對批量數據進行統一編輯。李敏就將利用Word 2016的強大功能制作出風格獨特的邀請函。
活動分析
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
什么是商務信函？
想一想
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
商務信函是指企業和企業之間在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。商務信函是商務活動中重要的溝通媒介之一，是傳遞信息以實現有效商務溝通，達到預期商務活動目的的重要媒介工具。
商務信函的主要作用是在商務活動中建立經貿關系，傳遞商務信息，聯系商務事宜，溝通和洽商產銷。因此，制作商務信函是實際工作中必須要掌握的技術。
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
邀請函樣張如圖6-10所示。
圖6-10 邀請函樣張
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
創建邀請函的步驟有哪些？
想一想
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
（一）創建邀請函
創建邀請函的步驟如下：
（1）啟動Word 2016，創建一個空白文檔。
（2）單擊“插入”選項卡下的“文本”命令組中的“藝術字”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇第3行第2個格式，如圖6-11所示。
（3）在出現的“請在此放置您的文字”處輸入“邀請函”三個字，效果如圖6-12所示。
圖6-11 選擇第3行第2個格式
圖6-12 輸入“邀請函”后的效果
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
（4）選中藝術字邊框，單擊“繪圖工具”下的“格式”選項卡下的“藝術字樣式”命令組中的“文本填充”按鈕，在打開的下拉列表中選擇“紅色”（圖6-13），則“邀請函”三個藝術字的顏色變為紅色。
（5）調整“邀請函”藝術字的位置，使其在當前行居中。
圖6-13 選擇“紅色”
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
（6）單擊“插入”選項卡下的“插圖”命令組中的“圖片”按鈕，在打開的“插入圖片”對話框中選擇企業的logo圖片，單擊“插入”按鈕，將其插入文檔中。
（7）單擊“插入”選項卡下的“插圖”命令組中的“形狀”按鈕，從下拉列表中選擇“星與旗幟”組中的“雙波形”圖形 ，拖動鼠標在文檔中畫出波形。
（8）選中波形圖，利用圖形周圍的控點調整波形圖的大小。
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
圖6-14 選擇“線性對角-左上到右下”
（9）選中波形圖，單擊“繪圖工具”下的“格式”選項卡下的“形狀樣式”命令組中的“形狀填充”按鈕，先在下拉列表中選擇標準色“紫色”，再選擇“漸變”命令，在其下一級菜單中選擇一種“變體”，即“線性對角-左上到右下”，如圖6-14所示。
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
（10）單擊“格式”選項卡下的“形狀樣式”命令組中的“形狀輪廓”按鈕，在打開的下拉列表中選擇波形圖的外邊框顏色——紫色（圖6-15），至此，邀請函的正文背景就制作完成了。
（11）在波形圖中按照圖6-10輸入相應的文字。
（12）保存該文檔到指定的位置，如D盤的根文件夾中，文件名為“邀請函”。
圖6-15 選擇波形圖外邊框顏色
活動二 商務信函的制作
一、創建邀請函和數據源
（二）創建數據源
數據源其實就是一個Excel文件，里面包含制作邀請函所需的信息，如圖6-17所示。
圖6-17 制作邀請函的數據源
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
（一）開始郵件合并
（1）單擊“郵件”選項卡下的“開始郵件合并”命令組中的“開始郵件合并”按鈕 ，彈出下拉菜單，如圖6-18所示。
（2）選擇“信函”命令。
（3）單擊“郵件”選項卡下的“開始郵件合并”命令組中的“選擇收件人”按鈕 ，彈出下拉菜單，如圖6-19所示。
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
圖6-18 “開始郵件合并”下拉菜單
圖6-19 “選擇收件人”下拉菜單
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
（4）選擇“使用現有列表”命令，彈出“選取數據源”對話框，如圖6-20所示。
（5）查找指定的數據源素材“合作企業”文件，單擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框（圖6-21），單擊“確定”按鈕。
圖6-20 “選取數據源”對話框
圖6-21 “選擇表格”對話框
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
（二）插入合并域
（1）選中文字“公司”前面的“××××”字符，單擊“郵件”選項卡下的“編寫和插入域”命令組中的“插入合并域”按鈕 ，在彈出的下拉列表選擇“單位名稱”（圖6-22），“××××”字符變為“《單位名稱》”。
（2）依次選中“公司”后面的“××××”和“****”字符，設置插入合并域分別為“姓名”和“職務”，系統會在相應的位置上顯示“《姓名》”和“《職務》”字樣。
（3）單擊“郵件”選項卡下的“完成”命令組中的“完成并合并”按鈕 ，在打開的下拉菜單中選擇“編輯單個文檔”命令，彈出“合并到新文檔”對話框（圖6-23），單擊“確定”按鈕，全部邀請函就制作完成了。
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
圖6-22 選擇“單位名稱”
圖6-23 “合并到新文檔”對話框
活動二 商務信函的制作
二、創建郵件合并
可以使用系統提供的“郵件合并向導”完成商務信函的制作。單擊“郵件”選項卡下的“開始郵件合并”命令組中的“開始郵件合并”按鈕 ，在打開的下拉菜單中選擇“郵件合并分步向導”命令，在打開的“郵件合并”面板中完成郵件合并的操作。
小技巧：
活動二 商務信函的制作
通過本次活動，不僅學習了設計邀請函的方法，還了解了郵件合并的使用意義，掌握了郵件合并的操作方法，提高了實際工作的效率。
使用Word 2016練習制作年會邀請函。
活動小結
活動實踐

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